כיצד להפוך מעקבי תשלומים לאוטומטיים ב-Monday.com: גבייה אוטומטית / מעקב אחר AR ב-monday.com
- Steve Escott
- 7 בספט׳
- זמן קריאה 4 דקות
אוטומציית מעקב תשלומים ב-Monday.com: חישובי תאריכי פירעון מתקדמים וזרימות עבודה של אימיילים
עודכן לאחרונה: ספטמבר 2025
מעקב תשלומים ידני עולה לצוותי הכספים שעות רבות ומאפשר לתשלומים באיחור להחליק דרך הסדקים. המדריך המקיף הזה מראה לכם איך לבנות אוטומציות חכמות ב-Monday.com שמחשבות תאריכי פירעון באופן אוטומטי, מעדכנות סטטוסי תשלום על בסיס תנאים, ושולחות אימיילי גביה מקצועיים ללא כל התערבות ידנית.
העלות הנסתרת של תהליכי תשלום ידניים
רוב הארגונים נאבקים במעקב תשלומים ידני שיוצר את הבעיות היקרות הללו:
מעקב לא עקבי: צוותי הכספים מפספסים מועדי תשלום בגלל מעקב ידני
שגיאות חישוב: חישובי תאריכי פירעון ידניים מובילים לניסיונות גביה מוקדמים או מאוחרים
בזבוז זמן: צוותי המנהלה מבלים שעות בעדכון סטטוסים ושליחת אימיילים
אובדן הכנסות: תשלומים באיחור מחליקים דרך פערים בתהליכים ידניים
הפתרון טמון ביכולות האוטומציה המתקדמות של Monday.com בשילוב עם עיצוב זרימת עבודה אסטרטגית.
דרישות מוקדמות: בנייה על יסוד הגביות שלכם
מערכת האוטומציה המתקדמת הזו בנויה על יסוד מעקב התשלומים שכוסה בפוסט הקודם שלנו. תצטרכו את האלמנטים הללו במקום:
עמודות מעקב תשלומים ב-board הדילים שלכם ב-Monday.com
סיכומי תת-פריטים לסיכום תשלומים אוטומטי
חישובי יתרה אוטומטיים
זרימות עבודה של סטטוס תשלום (שולם, בתהליך, לא שולם, באיחור, אשראי)
אם לא יישמתם את היסודות הללו, התחילו במדריך מערכת מעקב הגביות/חובות לקבלה שלנו לפני שאתם ממשיכים.
מערכת חישוב תאריכי פירעון אוטומטית
הקמת תשתית תנאי תשלום
אוטומציית תאריכי פירעון יעילה דורשת מבנה נתונים נכון על פני ה-boards שלכם ב-Monday.com:
דרישות board חשבונות:
עמודת מספר תנאי תשלום (שומרת ימים מותרים לתשלום)
מידע אשראי לקוח
העדפות תשלום ברירת מחדל
יישום board דילים:
עמודת mirror המציגה תנאי תשלום מחשבון מחובר
עמודת "תנאי תשלום" מקומית למספרים לתאימות אוטומציה
עמודת תאריך חשבונית לחישוב התייחסות
עמודת נוסחת תאריך פירעון לחישוב אוטומטי
למה עמודות Mirror וגם מקומיות?
למערכת האוטומציה של Monday.com יש מגבלות תאימות עם עמודות mirror. בעוד שעמודות mirror מציגות נתונים מ-boards מחוברים, אוטומציות רבות ואפליקציות marketplace דורשות עמודות מקומיות כדי להתפעל כראוי. הגישה הכפולה הזו מבטיחה שהאוטומציות שלכם יעבדו באמינות.
קונפיגורציית נוסחת תאריך פירעון
עמודת נוסחת תאריך הפירעון שלכם צריכה להיראות בערך כך:
FORMAT_DATE(IF({Payment terms} > 0, ADD_DAYS({Invoice Date}, {Payment terms}), ADD_DAYS({Invoice Date}, 15)), "MM-DD-YYYY")
זה אוטומטית מוסיף את תנאי התשלום (בימים) לתאריך החשבונית שלכם, יוצר תאריכי פירעון מדויקים ללא חישוב ידני. אם תנאי התשלום ריקים, הגרסה הזו של הנוסחה מוסיפה ערך ברירת מחדל, שהוא 15 ימים.
דוגמה: תאריך חשבונית 11 ביוני + תנאי תשלום 60 יום = תאריך פירעון 10 באוגוסט
שרשרת אוטומציה לתנאי תשלום
רצף האוטומציה המלא עובד כך:
יצירת דיל: כשדיל חדש מתחבר לחשבון, תנאי התשלום מופיעים בעמודת ה-mirror
סינכרון נתונים: אפליקציית marketplace מעתיקה נתוני עמודת mirror לעמודת "תנאי תשלום" מקומית
חישוב אוטומטי: עמודת נוסחה מחשבת תאריך פירעון באמצעות תאריך חשבונית ותנאי תשלום
ביטוח עקביות: כל הדילים הקשורים יורשים תנאי תשלום עקביים מהחשבון המחובר שלהם
אוטומציית סטטוס תשלום חכמה
בניית מסגרת לוגיקת סטטוס
אוטומציית סטטוס התשלום שלכם צריכה את החישובים התומכים הללו:
עמודת ימים עד פירעון: נוסחה המחשבת הפרש בין היום לתאריך הפירעון
round(DAYS({Due Date}, TODAY()),0)
ניטור יתרה: סכום יוצא מתת-פריטים מערכת מעקב תשלומים
לוגיקה מותנית: האוטומציה בודקת תנאים מרובים לפני הפעלה:
ימים עד פירעון (פחות מ, שווה ל, או יותר מאפס)
יתרת חוב (סכום חיובי)
סטטוס תשלום נוכחי (מונע ריצות אוטומציה מיותרות)
כללי אוטומציית עדכון סטטוס
קבעו אוטומציות לניטור התנאים הספציפיים הללו:
תשלומים באיחור:
טריגר: ימים עד פירעון < 0 וגם יתרה > 0
פעולה: שנה סטטוס ל"באיחור" + שלח אימייל גביה
מגיע היום:
טריגר: ימים עד פירעון = 0 וגם יתרה > 0
פעולה: שנה סטטוס ל"מגיע היום" + שלח אימייל תזכורת
מגיע בקרוב:
טריגר: ימים עד פירעון = 7 וגם יתרה > 0
פעולה: שלח אימייל תזכורת נימוסית
תשלום התקבל:
טריגר: יתרה = 0
פעולה: שנה סטטוס ל"שולם" + שלח אימייל תודה
מניעת לולאות אוטומציה
כללו בדיקות תנאי סטטוס למניעת ריצות אוטומציה מיותרות. זה מבטיח שאוטומציות מתפעלות רק כששינויי סטטוס ממשיים נדרשים.
מערכת אוטומציית אימייל מקצועית
תוכן אימייל דינמי
האימיילים האוטומטיים שלכם צריכים לכלול מידע דינמי שנמשך ישירות מ-Monday.com:
מידע לקוח:
שם חברה מחשבון מחובר
שם איש קשר מבעל הדיל
כתובת אימייל (באמצעות עמודת אימייל מקומית לתאימות אוטומציה)
פרטי תשלום:
מספר דיל (Monday.com Item ID)
סכום יתרת חוב
תאריך פירעון מקורי
ימי איחור (לאימיילי גביה)
תבניות אימייל לתרחישים שונים
תזכורת נימוסית (7 ימים לפני פירעון): "שלום {שם איש קשר}, זו תזכורת ידידותית שתשלום עבור {מספר דיל} בסכום של ${יתרת חוב} מגיע ב{תאריך פירעון}. אנא הודיעו לנו אם יש לכם שאלות."
הודעת מגיע היום: "שלום {שם איש קשר}, תשלום עבור {מספר דיל} בסכום של ${יתרת חוב} מגיע היום. אנא עבדו את התשלום או צרו איתנו קשר אם אתם זקוקים לסיוע."
גביית איחור: "שלום {שם איש קשר}, תשלום עבור {מספר דיל} בסכום של ${יתרת חוב} היה אמור להתקבל לפני {ימי איחור} ימים. אנא העבירו תשלום מיד או צרו איתנו קשר לדיון בהסדרי תשלום."
אוטומציית אימייל מתקדמת
מעבר לאינטגרציית Gmail בסיסית, שקלו את השיפורים הללו:
רצפי Monday.com CRM: השתמשו במוצר ה-CRM של Monday.com עבור:
תבניות אימייל מקצועיות עם מיתוג
עיצוב וחתימות מתקדמים
רצפי מעקב אוטומטיים
מדדי מעקב ומעורבות אימייל
לוגיקת אימייל מותנית: אימיילים שונים על בסיס:
ספי סכום תשלום
היסטוריית תשלום לקוח
טווחי ימי איחור
רמות עדיפות חשבון
מדידת הצלחת אוטומציה
מדדי ביצועים מרכזיים
עקבו אחר המדדים הללו למדידת יעילות האוטומציה:
מדדי יעילות:
זמן חסוך בעדכוני סטטוס ידניים
הפחתה במעקבי תשלום שהוחמצו
ירידה בימי מכירות חייבים (DSO)
מדדי דיוק:
ביטול שגיאות חישוב ידניות
עיתוי מעקב תשלום עקבי
שיפור תקשורת לקוחות
השפעה עסקית:
גביית תשלומים מהירה יותר
הפחתת עומס מנהלתי
שיפור חיזוי תזרים מזומנים
השלבים הבאים: אנליטיקת גביות מתקדמת
מערכת התשלומים האוטומטית הזו יוצרת את היסוד לאנליטיקת גביות עוצמתית. הפוסט הבא שלנו יכסה:
מעקב התנהגות תשלום לקוחות
ציון הערכת סיכון אוטומטי
אנליטיקה ודיווח ביצועים
מערכות תמיכה להחלטות אשראי
תמיכה ביישום
מוכנים ליישם את אוטומציות התשלום המתקדמות הללו ב-workspace של Monday.com שלכם? זרימות העבודה הללו דורשות קונפיגורציה זהירה של אוטומציות מחוברות מרובות, עמודות נוסחה, ואינטגרציות אפליקציות marketplace.
קבלו עזרה מקצועית: AllDayIT מתמחה ביישום זרימת עבודה פיננסית ב-Monday.com. כשותף מורשה של Monday.com, אנחנו יכולים לעזור לכם לבנות מערכות אוטומציה מורכבות הללו במהירות ובצורה נכונה.
תזמנו ייעוץ חינם לדיון בצרכי אוטומציית התשלום הספציפיים שלכם, או בקרו באתר alldayit.com כדי ללמוד עוד על שירותי יישום Monday.com שלנו.
נסו Monday.com: מוכנים להתחיל לבנות? קבלו ניסיון חינם של Monday.com והתחילו ליישם את זרימות העבודה האוטומטיות העוצמתיות הללו.
סטיב אסקוט הוא מייסד AllDayIT ושותף מורשה של Monday.com המתמחה באוטומציית זרימות עבודה פיננסיות. עם יותר מ-25 שנות ניסיון בפיתוח מערכות פיננסיות, סטיב עוזר לארגונים להפוך תהליכים ידניים לזרימות עבודה אוטומטיות חכמות.
תגובות